Typografie-Check: Schlusskontrolle leicht gemacht

Von Sprachspezialisten werden zu Recht grammatisch und orthografisch einwandfreie Texte erwartet. Doch auch scheinbar belanglose «Kleinigkeiten» wie korrekte und konsistente typografische Zeichen sind von zentraler Bedeutung. Ein sorgfältiger Typografie-Check vor der Lieferung ist daher unverzichtbar. Wie? Mit einer kleinen Checkliste und der Suchfunktion.

Sprachexperten zeichnen sich vor allem durch ihre Fähigkeit aus, auch unter Zeitdruck einwandfreie Texte zu liefern. Dennoch kann es beim täglichen Texten, Übersetzen und Lektorieren vorkommen, dass man vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr sieht. Mehrmaliges und aufmerksames Lesen helfen hier auch nicht weiter, und so können fehlende Schlusspunkte, doppelte Leerzeichen, unterschiedliche Anführungszeichen oder sogar ungleiche Schriftarten leicht übersehen werden. Dies kann bei einigen Kunden für Unmut sorgen. Denn bei aller inhaltlichen Korrektheit sind es unter anderem gerade diese «Kleinigkeiten», die für einen qualitativ hochwertigen Text sorgen. Eine erhöhte Sorgfalt ist vor allem dann gefordert, wenn bestimmte typografische Elemente vorgegeben sind, d. h. wenn es kundenspezifische Regeln gibt, die es zwingend zu beachten gilt. Auch aus CAT-Tools exportierte Texte können Risiken bergen, namentlich wenn fehlerhafte oder nicht übernommene Formatierungstags von der Qualitätssicherung nicht erkannt werden oder wenn das CAT-Tool inkorrekte Translation Memories automatisch einfügt.

Erkennen, was die Rechtschreib- und Grammatikprüfung nicht kann

Dass die Rechtschreib- und Grammatikprüfung der gängigen Textbearbeitungsprogramme längst nicht alle Fehler und Inkonsistenzen findet, ist bekannt. Gerade in Bezug auf die Typografie fallen verschiedene Mankos auf. Zwar hat jede Sprache ihre eigenen Merkmale, doch es dürften alle etwas gemeinsam haben: Inkonsistent verwendete Zeichen wie unterschiedliche Anführungs- und Schlusszeichen, Apostrophe, Trenn-, Gedanken- und Bindestriche, aber auch unterschiedliche Zahlen-, Zeit- und Datumsformate werden bei der Rechtschreib- und Grammatikprüfung regelmässig übersprungen. Es kann daher überaus vorteilhaft sein, sich jeweils zu notieren, welche Unstimmigkeiten vom Spellchecker nicht erkannt werden. Weshalb die Mühe? Ganz einfach: Damit gezielt danach gesucht werden kann.

Mit der Suchfunktion gezielt nach Fehlern suchen

Die gute alte Suchfunktion (Ctrl+F) erweist sich somit als ein überaus nützliches Tool für den Typografie-Check. Doch – wie erwähnt – erst wenn bekannt ist, welche Fehler ein Text nicht enthalten darf, kann auch danach gesucht werden. Beispiel: Ein Kunde wünscht die konsequente Verwendung der französischen Anführungs- und Schlusszeichen bzw. Guillemets (« »). Folglich wird nach den Formen gesucht, die im Text nicht vorkommen dürfen, wie zum Beispiel „ ” und “ “. Die Suchfunktion kann aber mehr, als man ihr zutraut: So entpuppen sich mit der erweiterten Suche (Crtl+H) auch die Platzhalter-, Format- und Sonderformatsuche als wertvolle Partner. Auf den Supportseiten von Microsoft Office sind dazu umfangreiche Informationen zu finden (zum Beispiel Suchen und Ersetzen von Text oder anderen Elementen und Suchen und Ersetzen von Text mit regulären Ausdrücken).

Typografie-Checkliste für die Schlusskontrolle

Die nachfolgende Typografie-Checkliste soll helfen, einen in Word verfassten Text vor der Lieferung an den Kunden einer Schlusskontrolle zu unterziehen und die häufigsten typografischen Unstimmigkeiten zu vermeiden. Einige Suchstrategien funktionieren auch in anderen Programmen, und natürlich kann die Checkliste je nach Auftrag und Auftraggeber beliebig ergänzt werden. Wichtig: Zentral ist hier nicht wie, sondern vielmehr was überprüft werden soll. Die aufgezeigten Suchmethoden sind nur einige der vielen möglichen Varianten.

Bevor man loslegt:

Los gehts:

Zu überprüfende Absätze markieren und Felder Schriftart und Schriftgrösse in der Menüleiste prüfen: Gibt es Unterschiede, sind diese Felder in der Regel leer. Sämtliche Formatierungen können auch über die Tastenkombination Shift+F1 überprüft werden.

Überflüssige Leerzeichen werden vom Spellchecker normalerweise gefunden, dennoch können diese bei bereits erfolgter Prüfung übersprungen werden. Hier ist Kontrolle besser als Vertrauen: Ctrl+F, zwei Leerzeichen eingeben und Suche starten.

Erweiterte Suche starten (Ctrl+H), Platzhaltersuche aktivieren (Alt+P) und zum Beispiel das Suchmuster «.[a-zA-Z]» ins Suchfeld eingeben. Damit wird nach allen Punkten gesucht, nach denen direkt ein Kleinbuchstabe (a-z) oder ein Grossbuchstabe (A-Z) folgt, wie zum Beispiel «d.h.» oder «z.B.».

Erweiterte Suche starten (Ctrl+H), Platzhaltersuche aktivieren (Alt+P) und zum Beispiel das Suchmuster « [\;]» ins Suchfeld eingeben (vor der eckigen Klammer ein Leerzeichen einfügen). Damit wird nach allen Strichpunkten gesucht, denen ein überflüssiges Leerzeichen vorangeht. Das Suchmuster kann beliebig ergänzt werden, zum Beispiel mit einer Zeichenfolge wie « [\,\;\:\?\!\)]».

Abkürzungen wie «u. A.» und «d. h.» sowie Prozentangaben («89 %») und weitere Satzteile sollten nicht getrennt werden und sind deshalb immer mit einem geschützten Leerzeichen (Ctrl+Shift+Leertaste) zu verbinden. Um beispielsweise die Prozentangaben zu überprüfen, mit dem Platzhalter « [\%]» nach Prozentzeichen ohne geschütztem Leerzeichen suchen.

Ctrl+F, «^p» ins Suchfeld eingeben und von Absatz zu Absatz springen. Dieses Suchmuster ist insbesondere bei der Überprüfung von Aufzählungen nützlich.

Mit Ctrl+F nach nicht erlaubten Anführungs- und Schlusszeichen suchen, zum Beispiel einzeln (”) oder mit Platzhalter („*”, wobei das Sternchen für beliebig viele Zeichen steht). Klappt die Suche mittels Tastaturzeichen nicht, kommen die Tastenkombinationen zum Zug:

Mit Ctrl+F nach nicht erlaubten Apostrophen suchen, zum Beispiel mit den folgenden Tastenkombinationen:

'  = Alt+039

‘  = Alt+0145

’  = Alt+0146

Mit Ctrl+F nach bestimmten Strichen suchen, zum Beispiel mit den folgenden Tastenkombinationen:

Erweiterte Suche starten (Ctrl+H), Platzhaltersuche aktivieren (Alt+P) und zum Beispiel das Suchmuster «[0-9]» ins Suchfeld eingeben. Damit wird nach allen im Text vorkommenden Zahlen gesucht (oder über Ctrl+H → Sonderformat → Beliebige Ziffer). Genauere bzw. komplexere Suchmuster können ebenfalls eingegeben werden.

Wortwiederholungen werden in der Regel vom Spellchecker erkannt – mit einer Ausnahme, nämlich die Doppelschreibung der Artikel «der», «die» und «das». Ctrl+F, zum Beispiel «die die» eingeben und Suche starten.

Und zum Schluss: Wie viele Fehler und Inkonsistenzen enthält der folgende Text?

Interne Mitteilung

Liebe Kolleginnen und Kollegen

Am 23.04.2014 werden wir unsere neuen Produkte „MOPA1“ und „MOPA2“ lancieren. Die verbesserte Bedienung gehört heute zum «State of the Art» und wird nicht nur unsere Marktpositionierung stärken, sondern auch zur Erweiterung unseres Kundenstamms beitragen. Potenzielle Kunden können somit gezielter angesprochen werden, ganz nach unserem Motto: "Over 20 years‘ experience : our key to the future."  Auf diese Optimierungen haben wir lange gewartet - und auch die die Zusammenarbeit mit unserem neuen Entwicklungspartner war heissersehnt. Wir freuen uns darauf , das neu geschaffene Potenzial gewinnbringend auszuschöpfen, und danken dem Projektteam für das das unermüdliche Engagement.Weitere Infos folgen nach der Geschäftsleitungssitzung vom 10. März 2014.